Das Chefbüro

Position oder Positionierung?

Der Arbeitsplatz der Chefin oder des Chefs ist ein wichtiger Platz im Unternehmen. Von hier aus werden die wichtigsten Entscheidungen getroffen. Es gilt, diesen Platz optimal zu gestalten, um die Person in ihrer/seiner Führungsposition zu stärken. Soweit alles klar. Oder doch nicht? Was heißt „stärken“ und warum bzw. wie unterscheidet sich das von anderen Büros? Und was hat es mit den Begriffen Position oder Positionierung zu tun? Ich mache mich wieder auf räumliche Spurensuche und versuche die Fragen zu beantworten. Es wird eine interessante Reise, soviel kann ich Ihnen schon jetzt verraten.

In den Office-Blogs lese ich immer wieder wohlgestaltete Formulierungen über die Bürogestaltung, die aber keine konkreten Aussagen machen. Die Empfehlung für ein offenes Design, eine moderne technische Ausstattung oder eine hochwertige Büroeinrichtung ist deutlich zuwenig, um eine Unternehmensführung zu beherbergen. Insbesondere wenn es sich um eine Person handelt, die eine authentische Führung zu praktizieren trachtet.

Je mehr Verantwortung, umso mehr Aufmerksamkeit muss auf die energetische Stärkung des Chefbüros gerichtet werden.

Der neue Stellenwert der Chefbüros

Die Zeiten, in denen die Büros der Chefetage Orte der Abgeschiedenheit waren, gehören der Vergangenheit an. Sie gehören mitten rein in das Geschehen. Damit wächst aber auch die räumliche Anforderung an Chef- und Chefinnenbüros.

Eine Entwicklung ist jene zu Büros der Innovation, der Kreativität und der Zusammenarbeit. Ein Chefbüro im Zeitalter von New Work kann ein Ort des Wachstums und der kontinuierlichen Verbesserung sein und dazu beitragen, dass Führungskräfte und Mitarbeiter erfolgreich zusammen­arbeiten, um das Unternehmen voranzubringen.

Dazu gehört eine Ausformulierung zu Begegnungsstätten, wo alle Mitarbeiter willkommen sind, wo man in einer offenen und produktiven Atmosphäre miteinander diskutieren und Ideen austauschen kann. Zu Orten, wo Ideen geboren werden, offen und ehrlich über Probleme gesprochen wird und wo alle Beteiligten ihre Meinungen und Gedanken frei äußern können.

Gegensätzliche Anforderungen

Konkret geht es darum, dass ein Chefbüro folgende Funktionen „können“ soll:

• ein Einzelbüro für konzentriertes Arbeiten,
• ein Besprechungsraum für kommunikatives Arbeiten,
• ein Kreativraum für inspiriertes Arbeiten
• und ein Pausenraum für Regeneration sein

Wir kennen dafür spezialisierte Räume, dennoch sollten diese Aktivitäten auch im Chefbüro uneingeschränkt möglich sein. Die Grafik des activity based working im Multi-Space Office passt interessanterweise auch für das Chefbüro:

Viele, auf den ersten Blick gegensätzliche, Anforderungen für einen einzelnen Raum. Ein Schreibtisch, ein Besprechungstisch, ein Stehpult vor dem Fenster, eine Couch mit Sichtschutz …. Einfach nur Möbel in den Raum stellen, funktioniert jedenfalls nicht.

Konzentration im Raum

Der Schreibtisch soll so platziert werden, dass sich hinter dem Rücken eine feste Wand befindet («Power place») und der Arbeitsplatz diagonal gegenüber der Türe mit Blick darauf liegt. Ein solcher Arbeitsplatz erlaubt es, aus einer Position der Stärke zu agieren, entspannter und konzentrierter zu arbeiten und den Aufgaben mit Sicherheit und Klarheit nachzugehen.

Ebenso wichtig wie der gestärkte Rücken («Backing») ist der freie Blick nach vorn, da dieser im übertragenen Sinn die Zukunftsaussichten, die Umsetzung der Wünsche und Ziele symbolisiert. Fällt der Blick auf einen unaufgeräumten Aktenberg oder gar direkt an eine Wand, tendiert der Inhaber eines solchen Arbeitsplatzes oft zu Blockaden, und man hat dann das sprichwörtliche «Brett vor dem Kopf».

Kontemplation am Arbeitsplatz

Pausen braucht man, aber Kontemplation? Gemeint ist ein Rückzug, der auch den Namen verdient. Ein Mittagsschlaf oder eine Auszeit vor einem wichtigen Termin … Dafür braucht es den richtigen Platz, unstörbar und sicher. In der passenden Raumzone, die einem schnell runterholt und entspannt.

Kollaboration im Chefbüro

Zusammenarbeit mit Teams direkt im Chefbüro wäre bis jetzt undenkbar gewesen. Dazu geht man ab und an in ein Kreativ-Seminarhotel. Kreativität ist aber zur Normalität geworden. Kreativplätze im Büro sind speziell und auch im Chefbüro machbar. Man sieht schon, hier müssen Unternehmenskultur und beabsichtigte Aktivität zusammenpassen.

Kommunikation, auch zwischendurch

Eine Besprechung mit der Chefetage hatte immer etwas Unheimliches. So sahen auch Besprechungs­räume aus. Hilfreich wäre ein gutes Gefühl, wenn eine Besprechung im Chefbüro ansteht. Vielleicht auch mal spontan. Wir sehen schon, auch hier müssen Kultur und Aktivität matchen, damit sich das gute Gefühl einstellt. Und die richtige Raumzone, damit es auch gut funktioniert.

Raumzonen für spezielle Tätigkeiten

Dass die Integration dieser unterschiedlicher Tätigkeiten dennoch funktionieren kann, liegt daran, dass jeder Raum verschiedene Raumzonen hat. Die Funktionalität von Raumzonen hängt vom Fluss der Lebensenergie ab. Und dieser Fluss folgt der Lage von Tür und Fenster. Diese Raumzonen gilt es zuerst zu identifizieren, bevor man eine Einrichtungsplanung macht.

Zonenbildner Lebensenergie

Ein gutes Chefbüro wird idealerweise bei der Planung geschaffen. Aber auch in bestehenden Räumen ist vieles möglich. Der Fluss der Lebensenergie bestimmt die Grundstruktur. Er kann aber auch durch Interventionen gelenkt, gebremst oder beschleunigt werden.

Elementare Gestaltung der Raumzonen

Konzentration braucht luftige, Teamarbeit feurige, Besprechung wässrige und Rückzug erdige Qualität. Diese elementare Gestaltung findet man nicht mit Feng Shui, sondern draußen vor unserer Tür in der Natur. Sie zeigt uns wie´s geht:

Qualitativ räumliche Gestaltungen

Konzentration braucht Sicherheit, Teamarbeit braucht Aussicht und Besprechung braucht Einsicht, Rückzug braucht Schutz. Diese Qualitäten lassen sich räumlich herstellen – meist einfach und ohne große Investitionen.

Optimale Größe des Chefbüros

Die optimale Raumgröße ist bei der Wahl des Chefbüros absolut entscheidend. Denn während ein übergroßer Raum schnell protzig wirkt, kann ein zu kleiner Raum nicht alle Funktionen aufnehmen. Die persönliche Lebensenergie der Chefin oder des Chefs und die des Unternehmens sind zwei weitere Kriterien für die Größe des Büros.

Position im Unternehmen

Die Raumpsychologie kennt archetypische Muster, die sich in den Betriebsbereichen immer wieder an gleicher Stelle finden (Raumpsychogramm / Raumnovagramm). Es unterteilt den Grundriss in neun gleiche Felder.

Es gibt mehrere gute Plätze für das Büro der Unternehmensleitung: der Gründungsimpuls vorne mittig (Gründer); finanzielle Stabilität hinten links (Geschäftsführer, Finanzchef); Image hinten mittig (Eigentümer); Mitarbeiter hinten rechts (Personalchef); F&E mittig rechts (Entwicklungschef); Vertrieb vorne rechts (Vertriebschef); Produktion mittig links (Produktionschef). Wofür sie sich auch entscheiden, wichtig ist Authentizität – und die kann nur von der Chefetage ausgehen.

Die dabei gewählte Raumposition macht in gewissem Sinn die raumpsychologische Führungsstärke aus. Als «Pole Position» wird der Platz oder das Büro bezeichnet, das diagonal am weitesten vom Unternehmenseingang entfernt liegt und dadurch eine starke Leitungsenergie erzeugt. Ein solcher «weiter Blick» durch das Gebäude zum Eingang verleiht Perspektive und Umsicht und führt zu effizientem und erfolgreichem Management.

Positionierung

Unter Positionierung versteht man eine übergeordnete Marketingstrategie, die eine klare Ab­grenzung und Alleinstellung verfolgt. In diesem Blog geht es mir um etwas anderes: Die Positionierung des Chefs bzw. der Chefin im Unternehmen. Diese erfolgt durch deren Verhalten, ist aber auch an der Raumgestaltung abzulesen.

Wer erinnert sich noch an die klassischen Chefbüros von früher? Riesige, mächtige Schreibtische aus Eiche massiv und wuchtige Ledersessel. Alles in eher dunklen, gedeckten Farben gehalten. Respekteinflößende Büromöbel mit der ganz klaren Message, wer hier das Sagen hat. Dieses Modell hat weitestgehend ausgedient – naja, zumindest in den meisten Unternehmen.

Beispiel: Platzierung des Firmenlogos im Chefbüro

Gelebte Kultur

Eine offene Gestaltung unter Berücksichtigung der vorgestellten vier Raumzonen spiegelt auch eine bestimmte Unternehmenskultur wider. Fatal, wenn Gestaltung und Kultur nicht matchen. Das kann zu gravierenden Glaubwürdigkeitsproblemen führen. Es braucht beide Ereignisse simultan, damit sie angenommen werden.

Ein offenes Büro mit einer zugeknöpften Unternehmenskultur führt zu Kopfschütteln bei den Mitarbeitern. Ein Chefbüro, das nach dem alten Modell eingerichtet ist, schafft das auch in einer offenen Unternehmenskultur nicht.

Welche Werte möchte ich mit der Gestaltung des Chefzimmer vermitteln? Welche Wirkung soll das bei den Kunden und den Mitarbeitern haben? Wie kann sich das unmittelbare Arbeitsumfeld in das Unternehmensbild einfügen?

Corporate vs. Personal Identity

Im Chefbüro verkehren viele externe und interne Menschen. Eine CI-gerechte Gestaltung wäre also eine Selbstverständlichkeit. Ich beobachte vielerorts das Gegenteil. Darüber hinaus erachte ich es auch wichtig, dass sich die Persönlichkeit der Chefin oder des Chefs darin widerspiegelt. Authentische Gestaltung könnte man das nennen. Nicht leicht, aber machbar.

Offene Raumgestaltung

Statt einer strikten Trennung zwischen Chef- und Mitarbeiterbereich kann ein modernes Chefbüro offen gestaltet werden. Hierbei bietet sich ein großer Raum an, in dem sowohl der Schreibtisch des Chefs als auch ein Meeting-Bereich für Gespräche mit Mitarbeitern Platz finden. Durch die offene Gestaltung kann der Chef jederzeit für seine Mitarbeiter ansprechbar sein und auch die Kommunikation untereinander wird erleichtert.

Naturnahe Möbel

In einem Chefbüro sollten Möbelstücke nicht nur funktional und ergonomisch, sondern auch in einem modernen Design und aus natürlichen Materialien gestaltet sein. Dies gilt vor allem für „grüne“ Unternehmen, wenn man keines Greenwashings überführt werden möchte.

Technische Ausstattung

Weniger ist mehr, besonders wenn es um ein strom- und funkreduziertes Raumklima geht. Dennoch braucht ein Chefbüro den neuesten Standard an Bürotechnik. Eine gute Planung und kabelgebundene Systeme können helfen, beide Ziele zu erreichen.

Grüne Akzente

Pflanzen können nicht nur für eine angenehme Atmosphäre im Chefbüro sorgen, sondern auch für eine verbesserte Luftqualität. Auch moderne Bürokonzepte setzen vermehrt auf Grünflächen und naturverbundene Gestaltung, um ein besseres Arbeitsklima zu schaffen.

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