Besprechungs-raum und Austausch-zonen

Räumliche Fassung von Kommunikation

Meetings – allein wenn dieses Wort erwähnt wird, läuft vielen ein kalter Schauer über den Rücken. Denn nicht wenige assoziieren mit diesem Wort sinnfreie, überflüssige Veranstaltungen, die in erster Linie von der Arbeit abhalten. Doch woran liegt es, dass Meetings einen so schlechten Ruf haben? Wo sie doch eigentlich dazu dienen sollten, die Zusammenarbeit zu fördern und gemeinsam kreative Lösungen zu finden. In diesem Blog versuche ich nicht, dieses Phänomen aufzuklären, sondern Tipps zu geben, wie ein Besprechungsraum unterstützend wirken kann.

Sie haben eine Besprechung, eine Sitzung, eine Versammlung, eine Konferenz oder eine andere Zusammenkunft? Dann haben Sie also ein Meeting. Gut dass es dieses einfache Lehnwort aus dem Englischen gibt, das so viele verschiedene Möglichkeiten des einander Treffens in sich vereint.

Um es gleich vorwegzunehmen: Besprechungsräume sind keine Räume für Präsentationen oder Vorführungen, Kurse oder Seminare, Vorträge oder Lehrgänge, Tagungen oder Konferenzen, Symposien oder Conventions. Alle diese Events (wieder ein dankbares Lehnwort aus dem Englischen) brauchen eigene Räume mit eigenen Qualitäten.

Position

Die Raumpsychologie kennt archetypische Muster, die sich in den Betriebsbereichen immer wieder an gleicher Stelle finden (Raumpsychogramm¹ / Raumnovagramm²). Es unterteilt den Grundriss in neun gleiche Felder.

Besprechungs-, Meetings- und Konferenzräume werden archetypisch hinten rechts verortet. Es ist auch der Bereich für Mitarbeiter, Betriebsklima und Innenbeziehungen im Unternehmen.

activity based working

Die Grafik des activity based working im Multi-Space Office veranschaulicht nicht nur das Multi-Space Office, sondern gleichermaßen spezialisierte Räume: Das Einzelbüro (Konzentration), das Teambüro und den Kreativitätsraum (Kollaboration), den Besprechungsraum und die Austauschzone (Kommunikation) und den Rückzugsraum (Kontemplation).

Der Besprechungsraum findet sich im Bereich Kommunikation bei den kollektiven Aktivitäten wieder.

Work-Break-Balance

Es gibt nicht nur eine Work-Life-Balance, sondern auch eine Work-Break-Balance – einen Ausgleich zwischen Arbeits- und Ruhephasen.

Besprechungsraum oder Austauschzone?

Ein Besprechungsraum für alle Gelegenheiten ist out. Genauer gesagt, auf größere Gruppen spezialisiert – bei guter Gestaltung selbstverständlich. Wir brauchen für Teams kleinere Meetingräume oder -zonen und für den spontanen Austausch zwischen zwei oder drei Menschen kleine abhör- und einsichtsgeschützte Zonen, die über die Bürolandschaft verstreut sind.

Das Meeting – eine Drohung?

„Neue Forschungsergebnisse zeigen, dass 70 % der Meetings Mitarbeiter von produktiver Arbeit abhalten.“ (Harvard Business Review)

Fürchten Sie sich vor langen Meetings? Stundenlanges Sitzen auf demselben Stuhl und ein farbloser Besprechungsraum – eine Horrorvorstellung für viele Menschen. Ein Meeting einzuberufen kann fallweise schon als eine Bedrohung gewertet werden.

Die Meetingumgebung ist ebenso wichtig wie die Besprechung selbst, da sie sich konkret auf die Teilnehmer und somit auf das Ergebnis des Meetings auswirkt. Besprechungsräume werden heute eher als „Ermöglicher“ denn als „Behälter“ angesehen und sie streben danach, bescheidener, fließender, verbundener und inspirierender zu sein.

Ich habe Tipps für den Besprechungstisch und den Besprechungsraum bzw. die Besprechungszonen zusammengestellt, die gute Besprechungen versprechen.

Sitzmeetings oder Stehmeetings

Es muss nicht mehr der klassische große Besprechungstisch sein, an dem sich alle Mitarbeiter.innen eingeschüchtert einfinden. Neue Besprechungsformen und -möbel sind nicht nur lockerer, sondern ermöglichen es den Teilnehmern, auch lockerer zu bleiben.

Ciello         Levitate Hochtisch      Hochtisch Lounge
Hali                    Büroplanung      Bene AG Cappellini

Tipp 1: Klassich – aber einladend

Wenn der klassische Besprechungstisch im Einsatz ist, sollte man in jedem Fall auf lockere, auch leicht verstellbare Möbel achten. Und auf einen Raum der richtigen Größe. Zuwenig Platz verengt die Menschen, bei zuviel Platz gehen sie verloren.

Auch ganzseitige Glasfronten sind oft ungünstig: Die Reihe mit dem Rücken zur Fensterfront sitzt in Unsicherheit, die Reihe mit dem Blick zur Fensterfront sitzt in ständiger Ablenkung. Beides nicht wünschenswert.

Werden mehrere Tische zu einer Besprechungsgruppe zusammengestellt, achten Sie darauf, dass niemand an einem Tischspalt zwischen zwei Tischen zu sitzen kommt. Diese Situation provoziert Abwehr und mindert Konzentration.

Die Sitzanordnung am Besprechungstisch spricht Bände. Darüber habe ich in meinem Blog „Besprechungstisch“ ausführlich geschrieben.

Tipp 2: Lounge – kurz und knapp

Eine Lounge besteht aus einer lockeren Ansammlung von Sesseln und Hockern mit einem kleinen Tisch in der Mitte. Das klingt erstmal so gar nicht nach Meeting. Bei näherer Betrachtung ist diese lockere Besprechung aber vorteilhaft: es hält auch die Teilnehmer locker und die Besprechung kurz. Nebenbei lässt die Anordnung nur schwer formelle oder informelle Hierarchien zu

Tipp 3: Hochtisch mit und ohne Stuhl

Der Hochtisch mit Hochstühlen hat seinen Weg von der Gastronomie in das Office geschafft. Er lässt kein verwachsen mit dem Besprechungssessel zu, sondern hält die volle Aufmerksamkeit. Am Hochstuhl sitzen ist fast wie stehen. Abgesehen davon, dass man tatsächlich daneben stehen kann.

Tipp 4: Stehung statt Sitzung

Lassen Sie einfach die Stühle weg! Stehung statt Sitzung – Es lohnt sich, Meetings im Stehen statt im Sitzen abzuhalten. Studien haben gezeigt, dass Menschen dadurch kreativer sind, aufmerksamer zuhören und sich mehr einbringen. Außerdem dauern die Meetings kürzer.

Meetingraum und Meetingzone

„Die guten Ideen entstehen beim Kaffeeautomaten“ – dieser Alltagstheorie ist durchaus etwas abzugewinnen. Das Beispiel beschreibt die lockere Kommunikation, die dort stattfinden kann. Und idealerweise auch im Besprechungsraum stattfinden sollte. Also alle Kaffeeautomaten in die Besprechungsräume … ?

Der Ort des Geschehens

Der Besprechungsraum ist ein Beziehungsraum. Und liegt damit archetypisch rechts hinten. Aber wenn er auch woanders in der Bürolandschaft verortet ist, wichtig ist seine Anbindung nach außen.

Große Fensterflächen, insofern sie nur indirekt zur Besprechungsgruppe positioniert sind, und ein direkter Ausgang zu einer uneinsichtigen „Besprechungsterrasse“ mit Steh- und Sitzmöglichkeiten. Auftrag an die Planung: die Terrasse auch nutzen!

Der Besprechungsraum ist kein Kreativraum

Diese Ansage klingt erst mal komisch. Denn bei einer Besprechung sollte man doch kreativ sein. Ja, aber nicht zu sehr, um beim Thema zu bleiben und nicht abzudriften. Eine geerdete Sitzung ist meist effektiver. Für Kreatives sollte explizit ein eigener Raum oder eine eigene Raumzone zur Verfügung stehen.

Lebensenergie im Raum

Hilfreich ist ein energiegeladener Raum. Je besser die Lebensenergie in der Bürolandschaft vom Haupteingang weg bis zum Besprechungsraum fließt, desto mehr Energie steht im Raum zur Verfügung. Wichtig: Der Energiefluss kann radiästhetisch geprüft werden.

Geobiologische Unterstützung

Die beste Lebensenergie verpufft, wenn energieabziehende bzw. linksdrehende geobiologische Phänomene wieder alles abziehen. Eine rechtsdrehende Wasserader beispielsweise gibt allen im Raum eine stärkende Atmosphäre, besonders jenen die direkt darauf sitzen.

Kein Elektrosmog im Raum

Elektromagnetische Felder wirken auch linksdrehend, also kräftezehrend. Kein Strom und kein Funk im Besprechungsraum, das klingt unrealistisch. Ganz im Gegenteil: kabelgebundene Systeme vermindern elektromagnetische Felder und geschirmtes Installationsmaterial hält elektrische und magnetische Felder im Kabel. Und wir bleiben fitter.

CO²-Wert im Auge behalten

Wenn der CO²-Wert über 700 ppm steigt, sollte gelüftet werden, über 1000 – 1500 ppm sollte Pause gemacht werden. Dafür gibt es gute und preiswerte Messgeräte, die in jeden Besprechungsraum gehören. Das Messgerät soll wie die Wanduhr an einer unauffälligen Stelle im Raum platziert und ohne Kopfdrehung ablesbar sein.

Tageslicht, Frischluft und Akustik

Tageslicht, Sonnenstrahlen, Frischluft, eine gute Akustik und ein angenehmer Duft in einem Besprechungsraum steigern das Wohlbefinden der Teilnehmer und halten ihre Konzentration aufrecht. Und sie verleihen dem Raum eine schöne und frische Atmosphäre.

Meeting mit Rückenschutz

Tische und Stühle sollten möglichst so angeordnet sein, dass jeder Meeting-Teilnehmer mit dem Rücken zur Wand, aber möglichst nicht mit dem Rücken zur Türe, zum Fenster oder zu einer Scheibe sitzt. Dies kann dazu führen, dass man sich intuitiv unwohl fühlt, weil der Rückenschutz fehlt.

Einsichtsgeschützt und nicht hellhörig

Trennwände haben oft die Eigenschaft, dass sie sehr hellhörig sind. Baubiologische Materialien, wie Holzwerkstoffe, sind da klar im Vorteil. Durch Verglasung sind die Räume oft nicht einsichtsgeschützt. Auch das sollte berücksichtigt werden. Niemand sollte sich beobachtet fühlen.

Form und Material der Möbel

Die Möbel, besonders der Besprechungstisch und die Stühle, sollten aus hochwertigen Naturmaterialien, wie beispielsweise Holz, gefertigt sein. Keine Metallteile oder gar Metalltische und -stühle. Auch die Form macht einen Unterschied, ob rechteckig, bootsförmig, oval oder rund.

Atmosphäre im Besprechungsraum

Die Einrichtung von Besprechungsräumen wird oft sehr einfach und schlicht gehalten. Aber auch für diese Räume ist es wichtig, Formen, Farben und Materialien abzustimmen. Wenn geraten wird, alles gestalterisch flexibel zu lassen, um die Raumnutzung ständig wechseln zu können, muss ich bremsen: Jede Funktion braucht ihren unterstützenden Platz. Und die sind nicht beliebig überall.

Finden Sie in der Bürolandschaft den jeweils „guten Platz“ und optimieren Sie den Raum entsprechend seiner Aufgabe. Gleiches gilt auch für die kleineren Teambesprechungsräume und selbstverständlich auch für die Austauschzonen in der Bürolandschaft. Wichtig ist, dass gerade Letztere abhör- und einsichtsgeschützt sind. Und niemand möchte ständig unterbrochen werden.

Zu guter Letzt

Qualitäten, wie Pünktlichkeit und Besprechungsdauer, eine klare und knappe Agenda, gute Vor- und Nachbereitung, geordnete und moderierte Gesprächsführung und ausgeschaltete Smartphones zeichnen Meetings aus, die von allen als sinnvoll und effektiv empfunden werden. Dafür gibt es viele Blogs von berufenen Beratern. Und das Wifi bietet gute Kurse dafür!

Tipps für allgemeine Bürogestaltungen finden Sie in den Blogs „Green Office“ und „Energetic Office“.

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